iPaper - Page 1

46 baggrund danske kommuner I no.24 I 2009 mIndre bøvl og bedre bundlInje med lean Odense Kommunes Indkøbskontor har ved hjælp af lean fået styr på mange af ”bøvle-faktorerne” i indkøbsarbejdet, hvilket har resulteret i bedre trivsel og store besparelser. Ifølge konsulentfirmaet Valcon har mange kommunale indkøbsafdelinger samme potentiale af Poul Breil-Hansen foto martin lundme Der var fart over feltet på indkøbskontoret i Odense Kommune i begyndelsen af 2008. Lidt for meget fart. Mængden af planlagte udbud og pludseligt opståede arbejdsopgaver pr. medarbejder var voldsomt og stigende, og kontoret skubbede en opgavebunke foran sig, der kun blev større og større. Medarbejderne brugte kun en tredjedel af deres arbejdstid på kerneopgaven, nemlig håndtering af udbud. Resten af arbejdstiden gik med administration, besvarelse af spørgsmål samt rådgivning og support af kollegaer i den kommunale organisation. Der er stadig fart over feltet på indkøbskontoret i dag, men nu er farten reguleret og styret, så tiden målrettet bliver brugt på de opgaver, som skaber den største værdi. Indkøbskontoret har afdækket ansvarsfordelingen mellem indkøbskontoret og forvaltningerne samt ensrettet arbejdsgangene i udbudsprocessen. Kontoret har skabt et faktuelt grundlag for at prioritere opgaver og har et værktøj til at kapacitetsstyre arbejdstiden og opgavemængden. Det har gavnet både medarbejdertrivsel, overblik, serviceniveau og ikke mindst kommunens bundlinje. D e n va r h e lt g a l -Det kom som en gave fra himmelen, vi fik mulighed for at prøve lean, siger Odense Kommunes indkøbschef Annette Bjørn. – Vores situation var presset. Det var tydeligt for os, at vi blev nødt til at gøre noget for at forandre situationen, fortæller indkøbschef Annette Bjørn. Indkøbskontoret blev etableret i 2004 for at centralisere og professionalisere Odense Kommunes indkøb for 1,5 milliarder kroner om året. Indkøbskontoret har i perioden 2005 til 2008 opnået besparelser på 5, 9, 12 og 16,7 millioner kroner, og byrådet stiler efter besparelser i omegnen af 20 millioner kroner i 2009. – Men situationen var uholdbar. Manglen

Page 2